Tietosuojaseloste

Hammashoitoasema Ogadent Oy:n Tietosuojaseloste

Varatessasi ajan ja käydessäsi vastaanotolla sinusta kerätään tietoja, joita tarvitsemme hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Hoidon aikana kertyvää tietoa säilytetään lain vaatiman ajan ja niitä säilytetään lain vaatimukset täyttävässä potilastietojärjestelmässä. Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja meillä sinusta on. Tarkastuspyynnön tekemiseen ja muiden tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi käyttämiseen löydät täältä. Tietojasi käytetään Hammashoitoasema Ogadentin palvelujen sähköiseen suoramarkkinointiin vain, mikäli annat siihen suostumuksesi.

Rekisterinpitäjä

Hammashoitoasema Ogadent Oy (y-tunnus 2844265-2)

Tyynylaavankuja 3

00980 Helsinki

Hammashoitoasema Ogadent Oy:n potilasrekisteri on teknisesti yhteiskäytössä terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai muiden yritysten kautta palvelun tuottajina Hammashoitoasema Ogadentin:n tiloissa.

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava: Olga Svid, vastaava hammaslääkäri

Postiosoite: Tyynylaavankuja 3, 00980 Helsinki

Sähköposti ogadent.info@gmail.com

Puhelin: 1013390777

Rekisterin nimi

Hammashoitoasema Ogadent Oy:n potilasrekisteri, Entteri Oy:n toimittamassa järjestelmässä nimeltä Assisdent.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on ensisijaisesti potilaidensuunterveydentilan tutkiminen sekä siihen liittyvän hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta. Lisäksi rekisteriä käytetään Hammashoitoasema Ogadentin toiminnan suunnitteluun ja tilastointiin sekä asiakassuhteen hoitoon, kuten laskutukseen. Rekisterinpitäjänpotilasrekisteri sisältää seuraavat osarekisterit:

ajanvarausrekisteri
potilaskertomustiedot
röntgenkuvausrekisteri
laskutusrekisteri

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:

Potilaan perustiedot
nimi
henkilötunnus
kieli
kotikunta
yhteystiedot
potilaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen potilaan huoltaja
asiakkaan antamat muut lisätiedot
Potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot
esitiedot ja lähtötilanne
hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi
kliinisen ja radiologisen tutkimuksen tulokset
lääketieteelliset riskitiedot
suun ja hampaiden terveydentilan seurantaan liittyvät tiedot
todistukset, lähetteet, lausunnot, päätökset
merkinnän tekijän nimi, asema ja ajankohta
Hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot
ajanvaraustiedot
laskutustiedot
työpaikkahammashoitoasiakkaiden osalta työnantajan perustiedot
muita asiakkuuteen liittyviä tietoja kuten asiakkaan antamia rajoituksia tai toivomuksia palveluihin liittyen

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan tai hänen huoltajansa ilmoittamien tietojen sekä tutkimusten ja hoitojen yhteydessä syntyvien tietojen perusteella.

Työpaikkahammashoidon sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden osalta työpaikkahammashoitoon

liittyvien tietojen muutokset saadaan työnantajalta. Tietoja tarvitaan, jotta voidaan varmistua siitä, että

työterveyspalveluja annetaan ainoastaan niihin oikeutetuille ja että laskutus kohdistuu oikein.

Ostopalvelusopimuksen perusteella hoitoon tulevien henkilöiden osalta tietoja voidaan saada toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä tai terveydenhuollon ammattihenkilöltä.

Potilastietojen käsittelyn turvallisuus

Potilastietojasi käsittelee ainoastaan hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat henkilöt. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä sekä muulla henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietosi säilytetään sähköisissä järjestelmissä, joihin on pääsy vain hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvilla henkilöillä. Kullakin potilastietoja sisältäviä tietojärjestelmiä käyttävillä henkilöillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Potilastietojesi katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä, jotka sinulla on oikeus pyytää nähtäväksesi.

Yleinen tietoturva

Hammashoitoasema Ogadentin henkilöstö on koulutettu hyvän tietosuojan ja -turvan takaamiseksi. Koulutusten käyminen on myös osa uuden työntekijän perehdytystä. Koulutuksilla lisätään henkilöstön ymmärrystä tietosuojan ja -turvan merkityksestä sekä käytännön toimista, joilla potilaiden oikeuksien toteutuminen varmistetaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Päivittäisessä työssä käytettäviä tietojärjestelmiä ja työasemia suojaavia virusturvaohjelmia päivitetään säännöllisesti. Työasemat lukkiutuvat käyttämättöminä automaattisesti ja ovat salasanasuojattuja.

Potilaiden sähköisiä asiakirjoja säilytetään tietoturvallisissa tietojärjestelmissä ja paperidokumentteja lukituissa säilytystiloissa.

Luovutukset

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä, ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat henkilöt.

Potilaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille vain potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Lakisääteiset pyynnöt

Potilastietojasi voidaan luovuttaa potilaslain 13 §:n nojalla muun muassa tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus (kuten poliisi ja vakuutusyhtiöt) taikka tutkimuskäyttöön.

Kela

Hammashoitoasema Ogadent voi hakea Kela-korvausta puolestasi, jota varten hoitokäynnillä tehdyistä Kela-korvattavista toimenpiteistä ja lähetteistä lähetetään tieto Kelaan.

Terveydenhuollon ammattihenkilöt ja palveluntarjoajat

Ajanvarauksen yhteydessä sitoudut siihen, että hoitoosi osallistuva hoitohenkilöstö näkee tietosi. Hammashoitoasema Ogadentin palveluksessa toimii sekä työsuhteisia että itsenäisinä ammatinharjoittajina hammaslääkäreitä, suuhygienistejä, hammashoitajia ja ajanvarauksen henkilöitä. Yhteistyösuhteesta riippumatta kaikki potilastiedot talletetaan Hammashoitoasema Ogadentin ylläpitämään potilastietojärjestelmään, jota hoitohenkilöt käyttävät tietojesi käsittelyssä. Tietojen näkyvyyden rajaaminen ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä se voi pahimmillaan johtaa vakaviin riskeihin potilasturvallisuudessa.

Säilytysajat

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Potilastietojen säilytysajoista säädetään laissa (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista). Pääsääntöisesti potilastietojasi säilytetään 12 vuotta kuolemasi jälkeen tai 120 vuotta syntymästäsi, mikäli tietoa kuolemasta ei ole.

Potilastietoa koskevaa lokitietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.

Asiakastietojasi säilytetään viisi vuotta viimeisimmän ajanvarauksesi tai vastaanottokäyntisi jälkeen. Hoitosi aikana syntynyttä potilastietoa säilytetään kuitenkin lakisääteisesti vähintään elinikäsi ajan edellä kuvatulla tavalla. Säilytämme laskutusta varten käsiteltyä tietoa kirjanpitolaissa määritellyn ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja Hammashoitoasema Ogadentilla on sinusta.

Oikaisuoikeus
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisua. Potilaskertomuksen historiatietoja voidaan oikaista vain, mikäli ne ovat virheellisiä.

Poisto-oikeus
Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua.
Voit pyytää asiakastietojesi poistamista, kun sinulla ei ole voimassa olevaa hoitosuunnitelmaa tai sen mukaisia varattuja aikoja eikä maksamattomia laskuja.

Hammashoitoasema Ogadentilla on kuitenkin lakisääteinen velvollisuus säilyttää hoitosi aikana kertynyttä potilastietoa vähintään elinikäsi ajan. Tämän vuoksi emme voi toteuttaa pyyntöjä potilastiedon poistamisesta.

Muut oikeudet
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä taikka pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tai tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Lisäksi sinulla on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Ole yhteydessä
Näiden ja muiden tietosuoja-asetuksen 12–22 artikloissa säädettyjen oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme olemaan yhteydessä keskitettyyn asiakaspalveluumme tai hammaslääkäriaseman henkilöstöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli koet, että henkilötietoja koskevia oikeuksia ja vapauksia on rikottu. Ohje ilmoituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun kotisivuilta: www.tietosuoja.fi